İnternet mülklerimizin sahibi ve sorumluları kimdir ? Yönetim, sahiplik ve sorumluluk nasıl anlaşılmalıdır ? Web sitenizden, web sitenizin yayınından ve e-mail hesaplarımızdan kimler sorumludur ?
Mülkleriniz ve Sorumluluk Özeti
- Web sitesi ilk tasarımınızdan; web tasarımınızı yapan ekip,
- Web sitesi güncellemesinden; güncelleme için anlaştığınız ekip,
- Web sitesi bakımından; bakım için anlaştığınız ekip,
- Web sitenizin yayınından; web hosting(barındırma) firmanız,
- e-mail kurulumlarınızdan; siz ya da teknik ekibiniz,
- Web hosting ile gelen standart e-mail hizmeti kullanıyorsanız, e-mail hizmet devamından; yine web hosting firmanız,
- Google Workspace ya da Yandex Kurumsal Mail Hizmeti kullanıyorsanız hizmet devamından Google ve Yandex,
- Bütün bu ortamlarda eğer sözleşmeniz varsa dijital teknik ekip sadece belli şartlar ve kapsamda yürütmeden ve teknik destekten sorumludur.
Web Sitemizin Sahibi Kimdir ?
Bir web sitesi ilgili kişi ya da kurumun dijital mülküdür. Sahibi de o kişi ya da kurumdur. Peki web sitemize işletmemize gösterdiğimiz özeni gösteriyor muyuz ?
Ülkemizde çoklukla bilgisayarın düğmesine basıp açan kişi bilgisayarla yapılan her işten sorumlu diye düşünülür ve böyle davranılır. Ya da alınan herhangi bir dijital hizmet sonrası her türlü dijital olay bu hizmete bağlanır. Evet anlaşılması zor teknolojik ve dijital konularda anlamayan için oldukça kolay ve rahatlatıcı bu davranış ciddi risk ve sorunlara açıktır.
Web sitesini yapan her şeyden sorumludur ya da tüm internet dijital işlerinden sorumludur, üstelik sınırsız süresiz sorumludur şeklindeki bir düşünce de sıkça düşülen hatalardan biridir.
Dijital hizmetler çok katmanlı ve çok modüllü işler içerir ve her birinin sorumlusu başka kişiler ya da firmalar olabilir. Web tasarımını yapan firma, hatta web hosting hizmeti aldığınız firma belirli şartlar ve yükümlülükler ile hizmet verirler.
Dijital varlıklarımızın neler olduğunu bilmeli, bunları birbirinden ayırmalı ve sorumlularının hangi şartlarda kimler olduğunu iyi anlamalıyız. Böylelikle hem teknik destek masraflarını daha iyi kontrol eder hem de olası dijital varlık kayıplarının önüne geçmiş oluruz. Firmalar için dijital varlıkların listesini ve detaylı anlatımını başka bir yazıda ele alacağız. Burada sıkça yaşanan yanlış anlama ve hatalı yaklaşımlar üzerinden sorumluluk kavramına bakacağız.
Web Sitenizin Sorumluluğu Kime Aittir ?
Web sitenizin her türlü sorumluluğu size aittir. Üstelik son dönemlerde bir çok konuda internet mülklerini kapsayan yasalar çıkmıştır. Yasal sorumluluklar da web mülkünün sahibine aittir. Avrupa’da GPDR ve Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işletmeleri ilgilendiren sorumluluklar söz konusudur.
Web Tasarımı Yapıldı. Bakım ve Güncellemesini Kim Yapacak?
Web sitesi hizmetleri , dijital bir hizmet olarak kendi içinde çok katmanlı bir hizmettir. Web sitesi tasarımı , teknik güncellemesi, içerik güncellemesi, web sitesi bakımı, web sitesi yedekleme birbirinden ayrı hizmetlerdir. Tasarım hizmeti diğer hizmetleri kapsamayacaktır. Web sitesi tasarımını hizmet olarak satın aldığınızda devam hizmetleri ek maliyetler ile karşınıza çıkabilecek hizmetlerdir. Sorumluluk da bu duruma göre değerlendirilmelidir.
Web tasarımı hizmeti; plan, tasarım ve inşa aşamaları ile bir web sitesinin sadece tasarım hizmetini ifade eder. Tasarımı için anlaştığınız muhatap anlaştığınız şartlar ile web tasarımını yapmak ve web sitenizi size düzgün çalışır şekilde teslim etmekle sorumlu olur, güncelleme ve bakım hizmetlerinden sorumlu değildir. Eğer güncelleme, bakım vb konularda talepleriniz varsa bunun için ayrı bir hizmet alımı yapmanız gerekecektir. Web siteniz ilerleyen günlerde mutlaka teknik ve içerik güncellemesi gerektirecektir, değişen internet şartlarına göre bakım ve işleyiş kontrolleri gerekecektir. Akıllı telefonlarda bulunan bir çok uygulama gibi web siteleri de bakıma ve güncellemeye ihtiyaç duyarlar.
Web tasarım hizmetleri hiç bir zaman bahsedilen bu devam hizmetlerini sınırsız ve süresiz olarak kapsayamaz. İlk tasarım hizmetinin alımını yaptığınız dijital ajansınız ile diğer devam hizmetlerinin şartları ve kapsamları konusunda birbirinizi anladığınızdan emin olmalısınız. Web sitesi ile ilgili yukarıdaki hizmet kalemlerinin hepsi için tek bir dijital ajans ile anlaşmak da iyi bir yöntemdir. Bu şekilde sisteminizi iyi bilen bir ekipten devam hizmetlerini daha hızlı ve hesaplı çözebilirsiniz.
Sonuç olarak web tasarımında düşünmeniz gereken tek şey tasarım aşaması değildir. Web siteniz yayınlandıktan sonra ihtiyaç duyacağınız içerik güncellemesi, mimari güncelleme, teknik bakım ve yedekleme işleri için de bütçe planı ve strateji belirlemelisiniz.
E-Mail Alt Yapınızın Sorumlusu Kimdir ?
Önemli internet ihtiyaçlarının başında gelen e-mail hizmetleri konusunda da fazlasıyla karmaşa söz konusudur. Doğası gereği de oldukça teknik bu hizmet özellikle bilişim ekibi olmayan işletmeler için ciddi sorun olmaya açıktır. İşletmelerin web tasarımı ile birlikte gelişen süreçte ortaya çıkan e-mail hizmetleri son derece kritik bir dijital hizmettir. Peki bu çok önemli dijital varlığınızı kim yönetiyor, kurulum ve yürütmesi konusunda planlamanız var mı? Yoksa web siteniz ile birlikte gelen sıradan bir hizmet olarak mı düşünüyorsunuz?
E-Mail Hesaplarınızı Kim Kuracak?
E-mail hesaplarının işletmenizde ilk ya da format sonrası kurulum sorumluluğu tamamen size aittir. Çoklukla e-mail hesabını outlook’a kurmayı temel bir bilgi olarak düşünmeyiz. Biraz karmaşık gelen bu işlem aslında temel office bilgisidir ve bunu öğrenmek son derece kolaydır. Kurulum bilgisi size vakit kazandıran, iş kaybından koruyan bir bilgidir.
Dijital ajansınızın, web hosting firmasının, web sitesi yapan firmanın sizin için e-mail açma, hatta bunları bilgisayarlarınıza kurma sorumlulukları yoktur. Kurulum sırasında ihtiyaç duyacağınız yardım içeriklerini (yazı, görsel, video) talep edebilirsiniz. Ama yine de karmaşık geldiği için kurulum işlemleri ile uğraşmak istemiyorsanız bu durumda e-mail kurulum hizmetini ayrıca temin etmeniz gerekecektir.
E-Mail Alt Yapınızın Yürütme ve Yönetim Sorumluluğu
E-mail hizmetiniz size satın aldığınız web hosting hizmeti ile gelmiş olabilir. Bu durumda e-mail hizmetinin çalışmasından web barındırma(hosting) firması sorumludur, kurulum ve yönetiminden ise siz sorumlu olursunuz.
Eğer e-mail hizmetiniz Google Workspace ya da Yandex Kurumsal gibi hizmetler kapsamında kurumsal e-mail olarak sunuluyor ise bu durumda hizmetin devamından Google ve Yandex sorumludur. Yürütme ve yönetim sorumluluğu da size aittir.
E-Mail Kullanmayı Biliyor musunuz?
E-Mail hesaplarınızın doğru bir şekilde kullanımından siz ve işletmeniz sorumludur. E-mail gönderme ve alma işlemi global bir işlemdir, bilgisayarda ilgili programın gönder al düğmesinin ötesinde dünya üzerinde belirli yazışma ve eylem kuralları ile yönetilir ve denetlenir. E-posta kullanımı ile ilgili bilgi eksikliği aslında yaşanan bir çok gönder al sorununun temel sebebidir. İşletmenizde e-posta hesabı olan kullanıcıların bunların nasıl kullanılacağı ile ilgili bilgi sahibi olduğundan emin olmalısınız. Sadece bir kişi ve bir hesap tüm e-mail haberleşmenizi etkileyecek hatalar yapabilir. Başkaları ile paylaştığınız bu hizmetlerde kanunlar ve satın aldığınız firmaların politikalarına aykırı hareket etmemeye özen göstermelisiniz.
Kullanıcı bilgi eksikliği ve hataları dolayısıyla ortaya çıkan sorunlardan da işletmeniz sorumlu olur. Üstelik yanlış kullanım dolayısıyla web hosting hizmetinize son verilip web sitenizin yayını da sonlanabilir.
Ayrıca Bakınız:
E-Mail Çalışmıyorsa Sorumlusu Kimdir?
E-mail çalışmıyor şeklinde ifade edilen durum genellikle bilgi eksikliği dolayısıyla kullanıcı hataları, lokal bilgisayarlarda yaşanan program sorunları(outlook vb) ve internet bağlantı sorunlarından kaynaklıdır. Aslında size sağlanan e-mail hizmeti çalışıyordur ve sorun yüksek ihtimalle başka yerdedir.
